Un logiciel de caisse qu'est-ce que c'est ?

Une caisse enregistreuse, aussi appelé TPV (Terminal Point de Vente), est une machine qui s'apparente à un ordinateur et qui permet d'encaisser des clients, gérer des stocks, faire des réservations, etc. Pour encaisser, cette machine a besoin d'un logiciel de caisse (ou d'un système de caisse informatique) qui sauvegarde et garde en mémoire les paiements reçus et les données enregistrées.

C'est donc un élément essentiel à prendre en compte lorsque vous décidez de vous équiper d'un nouveau logiciel de caisse.

L'utilisation d'un logiciel d'encaissement est facilitée par son interface qui affiche diverses fonctionnalités, adaptées à votre secteur d'activité.

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À quelles conditions doivent répondre les systèmes de caisse ?

Un logiciel de caisse doit respecter plusieurs conditions :

  • L'inaltérabilité des données : 

Le logiciel de caisse utilisé doit garantir l'intégrité des données d'origine et d'enregistrer toutes les données relatives aux règlementations sans qu'elles puissent être altérées ou modifiées.

  • La sécurisation des données :

Sécuriser les enregistrements avec, entre autre, la génération du condensas, l'apposition d'une signature électronique ou la gestion d'une solution alternative égale. Le logiciel doit être en mesure de sécuriser des données originelles et les données permettant la production de pièces justificatives.

  • La conservation des données :

Le système de caisse utilisé doit permettre le calcul et l'enregistrement des données cumulatives et récapitulatives, intègres et inaltérables dans le cadre des clôtures journalières, mensuelles et annuelles.

  • L'archivage des données :

Le système doit pouvoir produire un archivage fiscal sécurisé au format ouvert sur une périodicité choisie (au maximum annuelle ou par exercice), dans le but de figer les données et de donner date certaine aux données archivées. La procédure d'archivage doit prévoir un dispositif technique garantissant l'intégrité dans le temps des archives produites.

Quelles sont les obligations de cette certification de logiciel de caisse magasin ?

Depuis janvier 2018, tous les professionnels assujettis à la TVA et qui réalisent des transactions avec des particuliers, sont tenus d'utiliser un matériel sécurisé. Cela permet de lutter contre la fraude à la TVA. Ce pourquoi Prozon vous propose uniquement des logiciels conformes et des caisses enregistreuses pour commerces compatibles et sécurisés.

La loi des finances 2025 supprime la possibilité d'avoir recours à l'auto-certification (attestation individuelle). En effet, l'éditeur du logiciel est dans l'obligation d'effectuer une demande de certification auprès d'un organisme accrédité et de transmettre le certificat aux professionnels qui utilisent l'outil. Vous pouvez réclamer ce certificat de conformité si celui-ci ne vous ai pas présenté lors de l'achat de votre logiciel caisse.

Les risques et sanctions en cas de non-respect de la loi anti-fraude à la TVA sont une amende de 7500€ par logiciel de caisse concerné.

Y a-t-il des exceptions à l'obligation de la certification ?

Certains professionnels ne sont pas soumis à cette obligation. Voici les exceptions :

  • Les pros réalisant uniquement des opérations commerciales en B2B (avec d'autres professionnels)
  • Les pros réalisant des opérations exonérées de TVA
  • Les pros bénéficiant de la franchise en base de TVA (micro-entrepreneurs)
  • Les pros bénéficiant du régime de remboursement forfaitaire de TVA agricole
  • Les pros dont tous les paiements reçus sont intermédiés par un établissement bancaire établi en France ou dans un autre État de l'UE

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