La gestion des factures fournisseurs reste à ce jour un défi de taille face auquel même les grandes entreprises peuvent encore avoir du mal. Le traitement des factures papier représente effectivement une tâche administrative fastidieuse et présente des risques d’erreurs ou de pertes assez élevés. Aujourd’hui, plus de 82 % des entreprises européennes prennent le devant face à ce problème et décident de s’en remettre à des outils de gestion d’achats et de bénéficier de nombreux avantages(1). Entre les risques de la saisie manuelle et les avantages de l’automatisation du processus, une entreprise a-t-elle vraiment intérêt à gérer et traiter ses factures fournisseurs par le moyen d’un tel outil en 2024 ?
Les défis liés à la gestion des factures fournisseurs
Des risques d’erreurs causés par la saisie manuelle
À l’ère où tout se fait de manière automatique et informatisée, il reste néanmoins de nombreux domaines et entreprises qui préconisent toujours des fonctionnements ou des systèmes d’enregistrement à la saisie manuelle. Eh bien entendu, le traitement des factures fournisseurs en fait partie. Pourtant, une enquête de Wax Digital a démontré que 70 % des comptables et membres du service des finances des entreprises estiment que cette méthode de gestion est laborieuse et fastidieuse(2), ce qui peut entraîner une hausse des risques d’erreur.
En France, de telles fautes sur la gestion des factures fournisseurs, entraînant des erreurs ou des retards de paiement, peuvent entraîner l’inscription du nom d’une entreprise sur la page "name & shame" de la DGCCRF, mais peuvent aussi condamner à une amende allant jusqu’à 2 millions d’euros.
Retards de paiement, perte des factures des fournisseurs…
Analyse, suivi du paiement, gestion de la relation fournisseur… autant de tâches que le service comptable doit traiter, tout en respectant un délai le plus souvent très court. Si ce service devait initialement se focaliser sur des missions stratégiques, une grande partie de son actif serait donc mobilisée pour le traitement des factures fournisseurs, qui est une démarche à la fois chronophage et avec très peu de valeur ajoutée. En raison d’un mauvais équipement ou d’une gestion peu élaborée, le service comptable d’une entreprise s’exposera donc à d’autres risques tels que des retards de paiement des fournisseurs. Pire encore, les factures peuvent même se perdre dans certains cas.
Un enlisement causé par la méthode de facturation sur papier
Une mauvaise gestion des factures fournisseurs s’apparente très souvent à un mauvais choix de méthodes et de matériels. Bien que cela soit assez surprenant, bon nombre de petites et moyennes entreprises s’obstinent toujours à utiliser des processus de facturation sur papier. Pourtant, une récente étude de Wax Digital a démontré que 25 % du temps de gestion des problèmes liés aux comptes fournisseurs sont causés directement par la saisie et le traitement des données des factures sur papier(3). Outre le risque de retard sur le paiement des fournisseurs, le coût est aussi à remettre en cause avec cette méthode de facturation. En effet, les chiffres dévoilés par GXS en juin 2022 estiment que l’utilisation d’une seule facture papier engendre un coût compris entre 10 et 15 euros de plus par rapport à une facture électronique par document(4). Cumulées, ces différences peuvent entraîner des pertes non négligeables sur une année.
Quelles solutions pour améliorer le traitement des factures fournisseurs ?
L’automatisation du processus
En 2024, il existe différentes manières possibles pour atteindre une meilleure gestion des factures fournisseurs. Que ce soit l’IT (technologie de l’information) ou encore les SaaS (Software as a Service), tous proposent une automatisation des tâches et un décuplement de la productivité. L’automatisation des tâches par l’adoption d’un outil de gestion des achats permet à une entreprise de réduire le temps :
- Nécessaire pour l’identification des bons fournisseurs et au suivi des commandes
- Consacré à la mise en place et au perfectionnement d’appels d’offres
- Essentiels pour les démarches administratives et commerciales
En 2023, 32 % des entreprises affirment se servir d’un logiciel pour le traitement des factures fournisseurs(5). Une statistique qui témoigne d’une hausse remarquable qui souligne une efficacité de la part de ce type d’outil.
La mise en place d’un système de suivi centralisé
En optant pour la solution de l’automatisation du traitement des factures fournisseurs, un organisme disposera aussi d’une meilleure suivi de l’ensemble de ses activités et de son fonctionnement interne. En quelques clics seulement, il sera possible de vérifier :
- La liste de tous les produits et leurs fournisseurs/destinataires
- L’état du stock et de l’approvisionnement
- Les tendances, les préférences et les performances des acheteurs…
En outre, la centralisation du suivi octroie aussi la possibilité de localiser les éléments qui nécessitent une amélioration et la possibilité de revoir la politique d’achat de l’entreprise.
L’archivage et le stockage électroniques des factures
Grâce à certains outils, la possibilité de recueillir automatiquement des informations sur les fournisseurs devient possible. Dans le processus de traitement, une entreprise doit toujours être en mesure de présenter ses factures fournisseurs, ce qui est rendu possible avec un archivage et un stockage électroniques de ces derniers. Un outil d’automatisation garantit effectivement une visibilité en temps réel de la facture. De cette manière, il devient plus facile d’alerter les services comptables à la survenue de problèmes tels que des retards de paiements. Dans le contexte d’une fraude à la facture fournisseur, la mise en place d’une automatisation permet d’éviter les mauvaises surprises.
Sources :
(1) : Le guide complet pour mettre en place une gestion des achats efficace (Auteur : Faustine Rohr-Lacoste)
(2) : Les risques d’une mauvaise gestion des factures fournisseurs (Auteur : TEAM WEPROC)
(3) : Les risques d’une mauvaise gestion des factures fournisseurs (Auteur : TEAM WEPROC)
(4) : Facturation papier versus dématérialisée (Auteur : GoCardless, juin 2022)
(5) : Traitement des factures fournisseur : comment mieux maîtriser les coûts et les risques ? (Auteur : Freedz)